Versie 6 september 2026

Privacyverklaring

ExtraCloud gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze verklaring staat welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten u heeft.

1. Wie is verantwoordelijk?

ExtraCloud is een handelsnaam van Dienstbaar Coachen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42114853. Dienstbaar Coachen is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die ExtraCloud voor eigen doeleinden verwerkt via de website en bij de dienstverlening.

2. Welke gegevens verwerken we?

Kennismaking

Bij een aanvraag voor een Kennismaking verwerken we uw naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, eventueel het Synology-model en uw toelichting.

ExtraCloud Zekerheidscheck

Bij een aanvraag voor de Zekerheidscheck verwerken we uw contact- en bedrijfsgegevens, eventueel het Synology-model, factuurnaam en factuuradres en betaal- en transactiegegevens. Na betaling ontvangt u persoonlijke toegang tot de scanomgeving. We verwerken de technische uitvoeringsstatus, scanresultaten en het rapport. De factuur, informatie over de uitvoering en het rapport sturen we naar het e-mailadres uit uw aanvraag. U deelt geen NAS-inloggegevens met ExtraCloud.

Technische scan

Voor zover dit noodzakelijk is voor de Zekerheidscheck, verwerkt de scan uitsluitend technische systeem- en configuratiegegevens. Daarbij kunnen technisch zichtbare gebruikersnamen, rollen, rechten, IP-adressen en loggegevens voorkomen. ExtraCloud verwerkt deze gegevens alleen voor zover ze nodig zijn om de technische staat en veiligheid van de Synology te beoordelen.

Het gaat bijvoorbeeld om het NAS-model, de DSM-versie, opslag en schijven, account- en rechtenconfiguratie, netwerk- en beveiligingsinstellingen, pakketten en diensten, back-upconfiguratie en relevante technische logging.

De Zekerheidscheck richt zich uitsluitend op technische configuratie en statusinformatie. De inhoud van documenten, foto’s, e-mail, databases en andere bedrijfsbestanden wordt niet geopend, gelezen of verzameld.

Website en beveiliging

Voor de correcte en veilige werking van de website en infrastructuur kunnen technisch noodzakelijke gegevens worden verwerkt, zoals IP-adres, datum en tijd, opgevraagde pagina, browser- en apparaatgegevens, beveiligingssignalen en technische loggegevens.

3. Rollen bij persoonsgegevens

Voor contact-, aanvraag-, betaal-, factuur- en eigen beveiligingsgegevens is ExtraCloud verantwoordelijk.

Voor zover technische scaninformatie persoonsgegevens bevat van medewerkers, beheerders of andere gebruikers van de organisatie van de opdrachtgever, verwerkt ExtraCloud die gegevens uitsluitend voor de uitvoering van de Zekerheidscheck en in opdracht van de opdrachtgever. Voor die verwerking treedt ExtraCloud op als verwerker. De geïntegreerde verwerkersafspraken in de Algemene Voorwaarden zijn dan van toepassing.

4. Doelen en AVG-grondslagen

• Kennismaking en contact: om op uw verzoek te reageren en eventueel stappen te zetten vóór het sluiten van een overeenkomst.
• Zekerheidscheck: om de overeenkomst voor te bereiden en uit te voeren, waaronder betaling, facturatie, persoonlijke toegang, technische beoordeling en levering van het rapport.
• Betaling en facturering: voor de uitvoering van de overeenkomst en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
• Website- en beveiligingslogging: op basis van ons gerechtvaardigd belang bij de beveiliging van onze website, infrastructuur en dienstverlening, het voorkomen en onderzoeken van misbruik en de bescherming van bedrijfs- en klantgegevens.
• Financiële administratie: om te voldoen aan wettelijke, waaronder fiscale, verplichtingen.

We gebruiken toestemming niet als grondslag wanneer verwerking nodig is om op uw verzoek te reageren of de overeenkomst uit te voeren. Formuliergegevens worden niet gebruikt voor nieuwsbrieven of algemene reclame. Voor persoonsgegevens die ExtraCloud uitsluitend als verwerker namens een opdrachtgever verwerkt, bepaalt de opdrachtgever het doel, de grondslag en de instructies voor de verwerking.

5. Bewaartermijnen

• Losse contactaanvragen: maximaal zes maanden na het laatste inhoudelijke contact.
• Technische beveiligingslogs: in beginsel maximaal dertig dagen; langer alleen wanneer dat noodzakelijk is voor incidentonderzoek.
• Niet-afgeronde Zekerheidscheck-aanvragen: maximaal zes maanden.
• Technische scanresultaten: maximaal twaalf maanden na levering van het rapport.
• Zekerheidscheckrapport: maximaal 24 maanden, tenzij langere bewaring noodzakelijk is vanwege lopende vragen, klachten, geschillen of wettelijke verplichtingen.
• Financiële administratie: in beginsel zeven jaar, voor zover de fiscale bewaarplicht geldt.

Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting of lopend geschil langere bewaring vereist. Na afloop worden gegevens verwijderd of zodanig geanonimiseerd dat ze niet meer tot een persoon zijn te herleiden.

6. Geen automatisch beheercontract

Gegevens uit een Zekerheidscheck worden niet automatisch gebruikt voor structureel beheer of andere dienstverlening. Alleen wanneer aanvullende dienstverlening afzonderlijk wordt overeengekomen, worden daarvoor noodzakelijke gegevens verwerkt.

7. Met wie delen we gegevens?

We delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening of om aan een wettelijke verplichting te voldoen. ExtraCloud gebruikt onder meer:

• Cloudflare voor levering en beveiliging van de website;
• Mollie voor betaalafhandeling;
• Zoho voor zakelijke e-mail;
• technische infrastructuur- en hostingproviders voor verwerking en opslag van gegevens die nodig zijn voor de uitvoering en beveiliging van de Zekerheidscheck.

Afhankelijk van de dienst en hun eigen wettelijke taken kunnen leveranciers optreden als verwerker namens ExtraCloud of als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Met verwerkers maken we waar nodig passende afspraken. Voor verwerkingen waarbij ExtraCloud als verwerker optreedt, gelden daarnaast de afspraken over subverwerkers uit de Algemene Voorwaarden. Persoonsgegevens worden niet verkocht.

8. Verwerking buiten de EER

Als persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebeurt dit alleen wanneer daarvoor een geldige AVG-doorgiftegrond of passende waarborg bestaat, zoals een adequaatheidsbesluit of goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

9. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen, beperkte toegangsrechten, gescheiden technische accounts, spam- en misbruikbeveiliging en registratie van noodzakelijke technische gebeurtenissen. Alleen personen die gegevens voor hun taak nodig hebben, krijgen toegang.

10. Cookies en technisch noodzakelijke opslag

ExtraCloud gebruikt geen advertentie- of marketingcookies. Technisch noodzakelijke cookies of andere lokale opslag kunnen wel worden gebruikt voor beveiliging en de correcte werking van de website en formulieren. Cloudflare kan hiervoor technisch noodzakelijke beveiligingscookies gebruiken.

11. Automatisering en menselijke controle

ExtraCloud gebruikt automatisering voor administratieve verwerking, technische gegevensverwerking en de voorbereiding van rapportages. We nemen geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen over personen met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen. De inhoudelijke beoordeling van de Zekerheidscheck wordt gecontroleerd voordat het definitieve rapport wordt verstrekt.

12. Uw rechten

Voor persoonsgegevens waarvoor ExtraCloud verwerkingsverantwoordelijke is, kunt u waar van toepassing vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking of overdraagbaarheid. U kunt ook bezwaar maken tegen verwerking die is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang.

Stuur uw verzoek naar info@extracloud.nl. Om misbruik te voorkomen kunnen we vragen uw identiteit op een passende manier te bevestigen. ExtraCloud reageert in beginsel binnen één maand op een verzoek. Wanneer een verzoek complex is of meerdere verzoeken tegelijk worden gedaan, kan deze termijn overeenkomstig de AVG worden verlengd. In dat geval wordt u daar binnen één maand over geïnformeerd.

Als een verzoek betrekking heeft op persoonsgegevens die ExtraCloud uitsluitend namens een opdrachtgever verwerkt, kan ExtraCloud het verzoek doorgeleiden naar of afstemmen met die opdrachtgever.

Komt u er met ExtraCloud niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer de dienstverlening, leveranciers of wetgeving veranderen. Op deze pagina staat altijd de actuele versie.