Versie 30 augustus 2026

Privacyverklaring

ExtraCloud gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze verklaring staat welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten u heeft.

1. Wie is verantwoordelijk?

ExtraCloud is een handelsnaam van de onderneming die bij de Kamer van Koophandel is ingeschreven onder nummer 42114853. Deze onderneming is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via de website en bij de dienstverlening van ExtraCloud.

2. Welke gegevens verwerken we?

Kennismaking

Bij een aanvraag voor een Kennismaking verwerken we uw naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, eventueel het Synology-model en uw toelichting. Online toegang maakt geen deel uit van een Kennismaking.

Online Synology Zekerheidscheck

Bij een aanvraag voor de Zekerheidscheck verwerken we uw contact- en bedrijfsgegevens, eventueel het Synology-model, factuurnaam en factuuradres, betaal- en transactiegegevens en informatie die nodig is voor planning en veilige toegang. We verwerken ook de resultaten van de technische scan en het rapport dat daaruit volgt.

Technische scan

Voor zover dit nodig is om de technische staat en veiligheid te beoordelen, kan de scan systeem- en configuratiegegevens verwerken. Het gaat bijvoorbeeld om het NAS-model, de DSM-versie, opslag en schijven, gebruikers- en rechtenconfiguratie, netwerk- en beveiligingsinstellingen, pakketten en diensten, back-upconfiguratie en relevante technische logging.

De Zekerheidscheck is niet bedoeld om de inhoud van documenten, foto’s, e-mail, databases of andere bedrijfsbestanden te openen, lezen of verzamelen.

Website en beveiliging

Voor de correcte en veilige werking van de website en infrastructuur kunnen technisch noodzakelijke gegevens worden verwerkt, zoals IP-adres, datum en tijd, opgevraagde pagina, browser- en apparaatgegevens, beveiligingssignalen en technische loggegevens.

3. Doelen en AVG-grondslagen

• Kennismaking en contact: om op uw verzoek te reageren en eventueel stappen te zetten vóór het sluiten van een overeenkomst.
• Zekerheidscheck en technische scan: om de overeenkomst voor te bereiden en uit te voeren, waaronder planning, toegang, beoordeling en levering van het rapport.
• Betaling en facturering: voor de uitvoering van de overeenkomst en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
• Website- en beveiligingslogging: op basis van ons gerechtvaardigd belang bij de beveiliging van onze website, infrastructuur en dienstverlening, het voorkomen en onderzoeken van misbruik en de bescherming van bedrijfs- en klantgegevens.
• Financiële administratie: om te voldoen aan wettelijke, waaronder fiscale, verplichtingen.

We gebruiken toestemming niet als grondslag wanneer verwerking nodig is om op uw verzoek te reageren of de overeenkomst uit te voeren. Formuliergegevens worden niet gebruikt voor nieuwsbrieven of algemene reclame.

4. Bewaartermijnen

• Losse contactaanvragen: maximaal zes maanden na het laatste inhoudelijke contact.
• Technische beveiligingslogs: in beginsel maximaal dertig dagen; langer alleen wanneer dat noodzakelijk is voor incidentonderzoek.
• Niet-afgeronde Zekerheidscheck-aanvragen: maximaal zes maanden.
• Technische scanresultaten: maximaal twaalf maanden na levering van het rapport.
• Zekerheidscheckrapport: maximaal 24 maanden, tenzij langere bewaring noodzakelijk is vanwege lopende vragen, klachten, geschillen of wettelijke verplichtingen.
• Financiële administratie: in beginsel zeven jaar, voor zover de fiscale bewaarplicht geldt.

Na afloop worden gegevens verwijderd of zodanig geanonimiseerd dat ze niet meer tot een persoon zijn te herleiden.

5. Geen automatisch beheercontract

Een aanvrager van de Zekerheidscheck wordt niet automatisch klant voor structureel beheer. Alleen wanneer later aanvullende dienstverlening persoonlijk wordt afgesproken, kunnen relevante gegevens worden overgenomen in de klantadministratie voor die nieuwe dienstverlening.

6. Met wie delen we gegevens?

We delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening of om aan een wettelijke verplichting te voldoen. ExtraCloud gebruikt onder meer:

• Cloudflare voor levering en beveiliging van de website;
• Mollie voor betaalafhandeling;
• Zoho voor zakelijke e-mail;
• server- en hostingproviders voor de technische ExtraCloud-infrastructuur.

Afhankelijk van de dienst en hun eigen wettelijke taken kunnen leveranciers optreden als verwerker namens ExtraCloud of als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Met verwerkers maken we waar nodig passende afspraken. Persoonsgegevens worden niet verkocht.

7. Verwerking buiten de EER

Als persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebeurt dit alleen wanneer daarvoor een geldige AVG-doorgiftegrond of passende waarborg bestaat, zoals een adequaatheidsbesluit of goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

8. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen, beperkte toegangsrechten, gescheiden technische accounts, spam- en misbruikbeveiliging en registratie van noodzakelijke technische gebeurtenissen. Alleen personen die gegevens voor hun taak nodig hebben, krijgen toegang.

9. Cookies en technisch noodzakelijke opslag

ExtraCloud gebruikt geen advertentie- of marketingcookies. Technisch noodzakelijke cookies of andere lokale opslag kunnen wel worden gebruikt voor beveiliging en de correcte werking van de website en formulieren. Cloudflare kan hiervoor technisch noodzakelijke beveiligingscookies gebruiken.

10. Automatisering en menselijke controle

ExtraCloud gebruikt automatisering voor administratieve verwerking, technische gegevensverwerking en de voorbereiding van rapportages. We nemen geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen over personen met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen. De inhoudelijke beoordeling van de Zekerheidscheck wordt gecontroleerd voordat het definitieve rapport wordt verstrekt.

11. Uw rechten

U kunt, waar van toepassing, vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking of overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens. U kunt ook bezwaar maken tegen verwerking die is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang.

Stuur uw verzoek naar info@extracloud.nl. Om misbruik te voorkomen kunnen we vragen uw identiteit op een passende manier te bevestigen. Sommige rechten kunnen worden beperkt door wettelijke verplichtingen of gerechtvaardigde uitzonderingen.

Komt u er met ExtraCloud niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer de dienstverlening, leveranciers of wetgeving veranderen. Op deze pagina staat altijd de actuele versie.